Lähetä tiedostot helposti ja sähköpostia kuormittamatta

Tiedostojen, kuten kuvien, dokumenttien ja suunnittelmien, lähettäminen voi olla ihan arkipäivää. Tai sitten se voi olla se kohta markkinointiprojektia (tai mitä tahansa yhteistyötä), jossa alkaa ahdistaa jo termien kuuleminen.

Suunnittelija tai suunnittelutoimisto yleensä haluaa asiakkaalta materiaalit yhtenä pakettina. Mikäli kasvotusten ei päästä tapaamaan, ei kuvia tai dokumentteja voi helposti toimittaa muistitikulla tai muilla ”vanhentuneilla” tavoilla.

Sähköposti sopii hyvin yksittäisten pienehköjen tiedostojen lähetykseen, mutta entä kun kuvamateriaalia kotisivuille on vaikkapa 200Mt edestä? Vaihtoehtoja ison tiedostomäärän lähettämiseen on pari erilaista. Asiakkaan taidot ja tottumukset usein määrittävän valitun keinon.

Lähetä tiedostot helposti ja sähköpostia kuormittamatta 1

Tiedostojen jakaminen pilvipalvelun kautta

Monella yrityksellä tai yksityishenkilöllä on käytössä jokin pilvitallennuspalvelu:

  • OneDrive (osana Microsoft-tiliä tai Office365-kokonaisuutta)
  • Google Drive (automaattisesti Gmailin mukana)
  • Dropbox (helppo ja selkeä käyttää)

Pilvipalvelusta voi jakaa suunnittelutaholle tarvittavat tiedostot vaikka yhteen pääkansioon kerättynä ja jaoteltuna sen alle alikansioihin. Pilvipalvelusta jakamisessa pitää huomioida tarvittavat käyttöoikeudet sekä myös se, että jos poistat tiedostot jaetusta kansiosta, ne eivät enää ole vastaanottajankaan käytettävissä.

Pilvipalvelut vaativat rekisteröitymisen ja toki käytön opettelun. Mikäli pilvipalvelua ei muuten hyödynnetä tiedostojen säilytyksessä, se on turhan jämerä keino pelkkään projektikohtaiseen tiedostonjakamiseen.

WeTransfer on tiedoston siirtoon tarkoitettu palvelu

Tiedostojen lähettäminen WeTransfer-palvelulla

WeTransfer on internetpohjainen tiedostonsiirtopalvelu Alankomaista. Sen peruskäyttö on maksutonta, eikä alle 2Gb kertasiirto vaadi rekisteröitymistä. Tutustu tarkemmin WeTransferiin ja yritykseen palvelun takana. Palvelun käyttö on helppoa ja sen ehdoton etu on, että tiedostoja ei tarvitse lähettää sähköpostilla (jos se edes olisi mahdollista ison määrän kanssa) ja vastaanottajalla ei tarvitse olla tiliä mihinkään palveluun. Pelkkä WeTransferin käyttöehtojen hyväksyminen riittää. Palvelu on rakennettu GDPR-asetusta noudattaen ja yhteydet ovat salattuja.

Palvelua voi käyttää joko lähettämällä suoraan palvelusta sähköpostia vastaanottajalle tai luomalla latauslinkin. Sähköpostin lähettäminen pitää erikseen vahvistaa, joten suosin linkkivaihtoehtoa ja kokemukseni mukaan linkki on myös selkeämpi vastaanottajalle, jos tällä ei ole kokemusta palvelun käytöstä aiemmin.

Näin lähetät tiedostoja WeTransfer-palvelulla

1.Mene osoitteeseen wetransfer.com. Hyväksy evästeet, estä ne tai muokkaa asetuksia. Huomaa, että palvelun taustakuva vaihtelee, mutta toiminnot ovat aina samassa kohdassa.

2. Hyväksy vielä palvelun käyttöehdot, jotka pääset lukemaan linkistä Terms of Service. Ehdot ovat englanniksi, kuten koko palvelu.

3. Ennen kuin lisäät lähetettävät tiedostot, valitse … -kuvakkeesta lähetystavaksi ”Get transfer link”. Tästä muodostuvan linkin saat lopuksi kopioitua ja ilmoitettua vastaanottajalle sähköpostilla viestiketjussanne.

4. Raahaa tiedostot ikkunaan tai valitse tiedostot / kansio. Voit lähettää palvelun kautta kaikenmuotoisia tiedostoja sekä kansioita tai pakattuja tiedostoja.

5. Kun olet valinnut kaikki lähetettävät tiedostot, klikkaa ”Get a link”. Odota, että lataus palvelimelle valmistuu.

6. Lopuksi kopioi linkki ja lähetä se vastaanottajalle.

Muista, että latauslinkki on voimassa vain 7 vuorokautta ja tästä on hyvä muistuttaa myös vastaanottajaa. Määräajan kuluttua tiedostot eivät enää ole saatavilla palvelussa. Maksuton WeTransfer ei myöskään sovellu säilömiseen, vaan on nimenomaan tarkoitettu lähetykseen. Pro-versiossa on mahdollista tallentaa lähetykset myös myöhemmin saataville.

Haluatko tietää lisää?

Kerro muillekin:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email
Laura Jalonen markkinoinnin vinkit

Vinkkipankissani käsittelen aiheita, joita käyn läpi lähes jokaisen uuden asiakkaan kanssa. Täältä löytää vinkkejä etenkin aloittavan pienyrityksen tai yhdistyksen markkinointiin, mutta monet seikat pätevät myös isompien ja kokeneempien yritysten kohdalla.

Laura Jalonen